Quando è obbligatorio il timbro? dove si mette un timbro in un documento? Quali dati deve contenere un timbro aziendale? La guida e consigli.
Un’azienda seria, al passo coi tempi, “aggiornata e funzionante” come si deve, si correda di tutto l’occorrente necessario per svolgere nel migliore dei modi la propria attività.
Anche dal punto di vista burocratico è necessario avere tutti i documenti in regola, pertanto è fondamentale dotarsi di un timbro aziendale che possa rendere più facilmente identificabile la sua posizione presso clienti e fornitori, oltre a dare ovviamente valore legale a qualsiasi carta (insieme alla firma scritta amano).
Un timbro viene utilizzato nella sottoscrizione di fatture, documenti, contratti, pagamenti, assegni e così via. Contiene tutti i dati necessari ad individuare con facilità l’azienda, con logo, partita Iva, ragione sociale.
Dal momento che ormai non esistono aziende o professionisti non dotati di un timbro, sorge spontaneo domandarsi se sia obbligatorio averlo. Rispondiamo a questa domanda nei paragrafi seguenti.
Il timbro aziendale è obbligatorio?
Partiamo dalla domanda che tutti si pongono: sussiste l’obbligo di avere il timbro per un’azienda o un professionista? La risposta è NO.
Indubbiamente i timbri sono strumenti chiarificatori, identificatori, in grado cioè di collegare il contenuto della documentazione ad un’entità ben precisa (che sia un’azienda, un medico, un avvocato, un’associazione).
Tuttavia nel nostro Paese non è vigore alcuna norma o alcuna disposizione di legge che costringa i soggetti giuridici ad essere in possesso di un timbro.
Sebbene facoltativo, resta ugualmente il fatto che ormai non esistono quasi più enti, associazioni, aziende e professionisti che non hanno un timbro. Questo perché è considerato da chiunque un mezzo indispensabile per comunicare in maniera ufficiale i propri dati importanti.
Con il timbro, si identifica una ditta, si rende più facile la comunicazione, e si facilità anche il contatto con clienti e fornitori, ma con esso non potrai mai andare sostituire in nessun caso la firma ufficiale in quanto non gli viene riconosciuto alcun valore legale (non ha lo stesso valore della firma elettronica o della firma manoscritta).
La posizione del nostro ordinamento (italiano) sull’obbligatorietà del timbro
In base a quanto appena detto, si deve precisare che circa l’importanza del timbro si è spesso pronunciata la corte di Cassazione: visto che tutti si domandano quanto fosse davvero importante averlo, molti soggetti hanno sollevato la questione in giudizio, chiedendo ai giudici di esprimersi.
Ebbene in virtù di quanto, i giudici della suprema Corte hanno dichiarato che per quanto non obbligatorio, il timbro sia ormai un requisito fondamentale per le aziende. Tuttavia nei documenti, quali assegni e contratti, solo la firma del legale rappresentante può essere considerata come sigillo di volontà. Basti pensare che il timbro a sé non basta sui documenti, ma va comunque affiancato dall’autografo del legale rappresentante della società.
A precisare ulteriormente questo concetto è stata la sentenza n. 10138 del 2006, con la quale la Corte di Cassazione ha stabilito che un contratto timbrato ma senza firma del legale rappresentante non può essere considerato come perfezionato.
Quali dati deve contenere un timbro aziendale?
Un timbro deve avere delle informazioni ben precise. In termini stilistici, proprio perché non sussiste l’obbligo, non ci sono regole ben precise sul layout, sulla dimensione e forma o sul colore.
Si può giocare molto di fantasia, magari adattando forma, dimensioni e contenuti al tipo di azienda, alla sua attività e tanto altro ancora, realizzando alla fine un timbro personalizzato e adatto alle proprie esigenze. Rivolgendosi alle tipografie o alle aziende (operanti anche online) che si occupano di realizzare timbri, si potrà scegliere quello che meglio si adatta alla propria necessità, a partire dal modello fino a passare allo stile, al colore e al suo contenuto.
Per renderlo davvero ad hoc, il consiglio resta quello di non perdere mai di vista il focus: il timbro ha valore di strumento comunicativo.
Quasi al pari del biglietto da visita, trasmette fiducia, trasmette serietà. Ecco dunque che l’idea migliore è quella di prestare attenzione ad ogni minimo particolare, dal design, alle informazioni passando per il logo. Un timbro deve essere in grado di dare all’azienda una marcia in più, di sfoggiare ordine e serietà sui documenti. Altro requisito aggiunto può essere l’inserimento di un payoff che dia maggiore identità al brand e al contempo un tocco di classe ulteriore.
Non meno importante è scegliere la tipologia di timbro che meglio si adatta alle tue esigenze burocratiche. Puoi scegliere in tal senso tra timbri manuali, timbri a secco e timbri autoinchiostranti.
Anche in questo caso, non essendoci obblighi, puoi orientarti verso qualcosa di comodo e pratico per te personalmente: tieni comunque presente che i manuali sono quelli tradizionali e sono quelli che richiedono l’uso di un tampone a parte per effettuare il timbro su carta.
Quelli a secco sono invece i timbri che non eseguono stampa ad inchiostro, ma un effetto in rilievo. I terzi sono quelli che hanno all’interno il tampone ad inchiostro per apporre la stampa sul documento.
In quale punto del documento apporre un timbro aziendale?
Come hai potuto vedere c’è ampio margine di scelta, perché non sussiste l’imposizione alla detenzione del timbro. Tuttavia, ci sono delle regole precise sul dove apporre la stampa quando presentiamo un documento.
Chiariamo una cosa: se non sussiste l’obbligo di possedere un timbro, non sussiste nemmeno l’obbligo di apporne uno sui documenti. Quando però per una questione di ordine e precisione lo si vuole usare, ci sono delle regole ben precise.
Puoi apporre il timbro nella parte finale del foglio, in basso a destra: se si tratta di un contratto di più fogli, basta anche un solo timbro alla fine del contratto. Chiaro è che si deve firmare sul timbro, affinché lo stesso abbia validità.
In alternativa esiste anche il timbro di congiunzione, come quello che si trova su atti notarili, o comunque documenti ufficiali. Altri non è che quel timbro apposto su ogni pagina a metà tra un foglio e l’altro, in modo tale che mettendo vicini i due fogli si ottiene il timbro per intero.
Proprio per quanto appena detto, è importante fare attenzione ad inserire nei timbri tutte le info e tutti i dati concernenti la propria azienda. Trattandosi di uno strumento identificativo per la propria azienda, ci sono alcune informazioni che non possono mancare al suo interno a prescindere da tutto.
Pur non esistendo anche da questo punto di vista una regola precisa o delle restrizioni, è sempre opportuno riportare nel timbro i dati aziendali necessari, come denominazione, ragione sociale, sede legale, partita Iva.
Molte aziende utilizzano il timbro anche sopra le fatture. In questo caso non esiste una regola ben precisa sul dove apporre la stampa: si può mettere immediatamente sotto l’importo, o in alternativa seguire sempre la regola di apporlo in basso a destra. In ogni caso va sempre corredato con la firma per avere una vera e propria valenza legale.
